É sempre importante saber como planejar um evento de sucesso, já que é algo que precisaremos fazer em algum momento das nossas vidas, seja em festas de aniversários, casamentos, eventos corporativos, etc.
Sendo assim, os detalhes possuem grande importância no seu evento. Eles deixam a comemoração única e, junto com os outros itens, fazem com que seu grande dia seja inesquecível.
A importância da organização
A organização é o grande segredo para planejar um grande evento com sucesso.
A pessoa responsável por essa tarefa precisa, essencialmente, ter uma ótima habilidade para lidar com um grande volume de informações, comunicar-se com pessoas das mais diversas áreas de atuação e, ainda, “jogo de cintura” para lidar com imprevistos.
Quando vamos planejar uma festa há diversas coisas que precisamos manter em mente, tais como:
1. Devemos sempre pensar no orçamento que temos disponível para a organização da festa, já que é necessário saber quanto podemos investir, sem acabar exagerando;
2. Se necessário, a locação de um local específico para melhor se adequar ao evento e para que as pessoas convidadas se mantenham confortáveis;
3. A estrutura do local, se for ocorrer algum tipo de atração, para que tudo esteja bem organizado e não falte o equipamento necessário;
4. Os convites dos convidados, mesmo que não seja um convite tradicional por escrito, mas fazer com que todas as informações cruciais sejam passadas sem erro (como hora e local);
5. Pensar sempre no som que será tocado no evento; se for um evento social mais tranquilo, optar por músicas de som ambiente, por exemplo;
6. A decoração tem que estar bem organizada e feita com o intuito de passar uma atmosfera agradável, harmoniosa e confortável aos convidados.
Pense em todos os detalhes
Entre os elementos necessários para criar uma boa festa um dos mais importantes, mas que acabam sendo negligenciado, é a parte da decoração e ambientação do espaço.
Se o local escolhido for um local amplamente aberto, é bom se atentar à necessidade de tendas para alugar, para proteger os convidados e que eles não fiquem sempre expostos aos elementos do ambiente, além de ser um ótimo elemento decorativo.
Escolher um evento ao ar livre sempre significa correr o risco de ter os planos estragados por um temporal fora de época, então é importante nos atentarmos a imprevisibilidade do tempo.
Essas tendas costumam vir nos mais variados preços e modelos, cabendo no orçamento de qualquer tipo de evento.
Além disso, é possível alugar uma tenda por um valor mais razoável do que comprar, já que a tenda muitas vezes é usada em apenas um evento, sem ter a probabilidade de uma reutilização em alguma ocasião próxima.
Dos demasiados tipos de acabamento, há também a cobertura zipada, que é recomendada para coberturas de médio a grande porte; também é bastante utilizada na montagem telha sanduiche, que é composta de duas chapas metálicas e contém um isolante em seu interior, sendo muito utilizada porque é mais eficiente no equilíbrio da temperatura e no combate do barulho.
No entanto, temos que tomar cuidado, pois essa telha pode se tornar ineficaz, dependendo dos outros elementos do projeto que podem não contribuir.
Apesar de ser mais comum ouvir de aluguer tendas casamento, há diversos tipos de eventos em que podemos colocar o uso dessas estruturas, mas não significa que esse detalhe não possa ser adaptado a outros tipos de festas.
Esse investimento pode ser muito bem aproveitado, dependo de sua ideia geral de organização, já que são fáceis de aproveitar além de serem funcionais, as telhas de cobertura podem trazer outra ambientação para a festa que queremos organizar.
Ainda pensando em um evento outdoor, um detalhe que dará um charme completamente diferente é alugar mesa de madeira, que dá um toque rústico à decoração.
Por ser um pouco mais cara que as famosas opções feitas em plástico, a compra desse tipo de mesa pode sair um pouco mais caro, então achar uma empresa que faça a locação desse tipo de material pode ser uma opção um pouco mais viável.
A mesa de madeira é de uma beleza única, além de ser muito mais resistente e durável, porém é importante ficar atento à origem da madeira usada nesse tipo de móvel, já que o desmatamento é um grande problema no Brasil, e derrubar árvores nativas para a fabricação de móveis colabora muito para esse problema.