As festas, feiras de negócios, entre muitos outros são considerados eventos, que em geral, são compostos por vários componentes como arranjo de mesa, decorações, entre outros itens. Tendo como ponto fundamental o seu o planejamento.
Sem planejamento não há evento, seja ele um casamento, uma feira de negócios ou uma festa de aniversário de um ano dos bebês. Nesse sentido, os organizadores, cerimonialistas precisam prestar atenção em muitos aspectos.
Esses aspectos vão desde a contratação de staffs, de pessoas que ficam a cargo da cerimonia de casamento, contratação de buffet e muito mais. Neste artigo abordaremos os muitos componentes que estão presentes no planejamento de um evento seja ele qual for.
Lembre-se cada tipo de evento possui um objetivo, enquanto em uma feira de negócio se reunirá empresários e fornecedores para que o networking seja construído, novos contratos sejam feitos.
Em uma festa de casamento se reunirá a família e amigos para comemorar um aspecto muito importante da vida.
Assim, confira abaixo elementos que são necessários para a organização de uma festa e todos os elementos importantes da locação de vasos para casamento até o serviço dos staffs.
O planejamento de eventos
O planejamento de um evento pode variar entre um modelo e outro, porém, existem alguns aspectos que podem ser considerados gerais na maioria deles e que trataremos aqui com os detalhes pertinentes.
O primeiro ponto em qualquer tipo de evento é a definição de um tema.
Esse tema ajudará na organização de muitos aspectos da festa como:
- O tipo de decoracao de festa;
- A organização do orçamento;
- A quantidade de pessoas;
- As atividades que serão realizadas.
Assim, é um ponto muito estratégico para o sucesso do evento. Se for em uma festa para as pessoas, esse tema ajudará na escolha das músicas, estilo de decoração, entre outros aspectos.
Em eventos corporativos, o tema permite atrair pessoas, convidar palestrantes entre outros pontos. Ainda no evento corporativo, o tema deve ser atual e que traga inovações.
Faça uma lista de convidados e ou conheça seu público. Em festas particulares a lista de convidados é fundamental, pois ajuda na definição de quantos guardanapo personalizado casamento.
Já o público-alvo é importante para os eventos corporativos para a escolha dos palestrantes, atividades, entre outros pontos.
Hoje, por conta da pandemia do vírus Sars-Cov-2 que causa a doença chamada de COVID-19, os eventos tiveram que repensar os seus aspectos. Uma delas é a transmissão online, principalmente, aqui quando falamos de eventos corporativos e acadêmicos.
Quanto ao aspecto dos eventos particulares recomenda-se evitar, e caso não seja possível, a lista de convidados deve ser bastante reduzida, com a utilização de máscaras, álcool em gel e distanciamento entre as pessoas.
E por fim, podemos falar sobre as escolhas de datas, horários e local. Esses pontos são necessários para que tudo seja bem planejado logisticamente, para que a programação ocorra sem problemas.
Nos tópicos abaixo falaremos sobre o papel dos staffs nos eventos, essa equipe que é tão necessária para que qualquer tipo de evento seja possível.
O uso dos staffs
Se você encontra um evento limpo e bem organizado, é possível que o serviço de limpeza para eventos tenha passado por aí. Esse serviço de limpeza para eventos, provavelmente, foi feito pelos staffs.
Esses staffs dão suporte a toda a estrutura do evento, e eles são responsáveis por uma série de atividades como:
- Limpeza dos espaços;
- Segurança;
- Recepção;
- Suporte de TI.
Falaremos sobre algumas das atividades que são desenvolvidas pelos staffs. O primeiro ponto que os staffs cuidam é o da recepção e do apoio.
Assim, os que estão nessa função no evento tem o objetivo de informar e fazer com que as pessoas se sintam bem-vindas. Deste modo, os participantes e convidados tenham uma boa impressão.
Em eventos acadêmicos e corporativos os staffs são responsáveis pelo credenciamento. Isso consiste na realização da validação do participante, controle da entrada e saída, emissão de permissões, etiquetas e crachás.
Outro ponto são os serviços gerais que são fundamentais para manter a organização do evento. Atuam no reparo e no conserto de pequenos problemas e ajudam na manutenção do ambiente limpo e agradável.
Portanto, se você é organizador, produtor ou cerimonialista, precisa prestar atenção nesses aspectos, principalmente, em construir uma boa equipe de staff para que o evento seja um sucesso.