A organização de eventos é uma área que demanda planejamento e muita dedicação. Até mesmo um simples aniversário infantil, com poucos convidados e feito em casa, precisa de cuidados – é preciso saber a quantidade de comida e bebida, bem como os aspectos de decoração, as lembrancinhas, a mesa do bolo. Enfim, pequenos detalhes que fazem toda a diferença na hora do evento.
Por esse motivo, muitas pessoas ficam ansiosas na hora de preparar um evento e sentem dificuldades no planejamento. Mas, há alguns dicas que podem facilitar a vida dos organizadores e ajudar a minimizar os possíveis problemas que podem acontecer, garantindo os melhores resultados para a festa (com direito a elogios dos convidados).
Passo a passo para organizar uma festa
1. Defina a data do evento
Em primeiro lugar, é necessário começar a se planejar com antecedência. Fazer tudo às pressas pode acarretar problemas e, ainda, gerar gastos maiores. Assim, é importante definir qual será a data do evento.
Lembre-se de escolher um dia confortável para os protagonistas do evento. Por exemplo, em casamentos, o ideal é dar preferência pelos finais de semana, em especial, os sábados, em que a maioria dos convidados possa comparecer. Além disso, muitos eventos podem ser feitos em emendas de feriado.
No caso de aniversários, escolha a data mais próxima do dia do nascimento. Se a pessoa faz aniversário em uma quarta-feira, veja a possibilidade de realizar a festa na sexta ou sábado.
2. Encontre o melhor lugar para a festa
Depois de definir a data, está na hora de procurar um espaço para a festa. Veja se a preferência é por um local ao ar livre ou um salão fechado, bem como as possibilidades, vantagens e diferenciais que cada ambiente oferece.
No caso de áreas abertas, principalmente, no caso de casamentos, recomenda-se utilizar uma tenda transparente para casamento, que irá minimizar os efeitos dos raios solares (se for de dia), ou potenciais chuvas.
Ao buscar por um espaço, deve-se saber a quantidade de convidados do evento, para encontrar um local que comporte todas as pessoas. Por isso, a lista de convidados é um dos documentos mais importantes de qualquer evento.
3. Busque pelos fornecedores certos
Esta é uma das mais importantes etapas para a organização de qualquer evento. Os fornecedores serão responsáveis por cuidar da comida e bebida (como os buffets), bem como de outros serviços que ocorrem durante a festa.
Por isso, recomenda-se ter uma lista de profissionais que atuam com empresas de eventos. Assim, pode-se procurar por:
- Empresas de serviço de buffet;
- Empresas de decoração;
- Cerimonialistas (casamento);
- Animadores (festas infantis);
- Empresas de doces finos e bolos.
Ao contratar os fornecedores, é preciso ter em mãos a lista de convidados, para que o buffet possa preparar a quantidade adequada de comida e bebida.
Há a possibilidade de conversar com essas empresas sobre a personalização da festa: tipo de cardápio, decoração, se a festa é temática ou não, entre outros aspectos.
Fotografia de evento: parte importante da organização
Depois de recorrer às etapas mencionadas anteriormente, recomenda-se que os organizadores do evento busquem por profissionais de fotografia profissional.
Muitas pessoas acabam não dando o devido valor a fotos e vídeos, mas eles são de extrema importância, uma vez que são o registro do evento e a memória do dia.
Há quem veja a necessidade de fotos profissionais apenas em casamentos, mas isso não é verdade: festas infantis, de 15 anos e, até mesmo, reuniões familiares podem se beneficiar do fotógrafo profissional, que capta detalhes e momentos.
Além disso, muitos serviços de fotografia já vem com um algo a mais, como é o caso da foto lembrança. Com cabines fotográficas e a possibilidade de impressão na hora, é possível dar ao convidados um registro in loco do evento. Dessa forma, os organizadores podem contratar dois serviços em um: o de fotografia e o de lembrancinhas.
Para quem gosta de aproveitar o máximo do registro de lembranças, pode-se contratar um estúdio de gravação para filmagem do evento. Isso quer dizer que, além da foto, tem-se o filme dos melhores momentos, devidamente editado e disponibilizado em mídia.
Dessa maneira, é possível guardar todos os instantes felizes que fizeram parte da festa, lembrar de pessoas queridas, amigos e familiares.