Preparar um evento não é fácil. Quem atua nessa área sabe o quanto de trabalho é necessário para que tudo saia de maneira perfeita. São muitos checklists e empresas contratadas ao longo do processo.
Mas para facilitar a sua vida, preparamos o guia definitivo de como organizar um evento de sucesso. São apenas 6 passos para alcançar esse objetivo.
1. Qualidade do áudio do evento
Tudo o que será citado neste texto é essencial para um bom evento, mas talvez a qualidade do som seja a mais importante. Isso porque uma comemoração pode passar por diversos problemas, mas estar sem som ou com problemas de sonorização não pode ser um deles. Por isso, contratar uma empresa de sonorização adequada e que entenda do assunto é essencial.
Seja um evento corporativo, um aniversário ou, principalmente, um festival de música, a sonorização deve ser de qualidade para que todo o público compreenda e participe. É o áudio que permite a comunicação dos donos do evento com os participantes. Assim, é essencial que tudo esteja funcionando.
Para fazer o planejamento de maneira correta, é necessário, entretanto, saber exatamente como será a estrutura e onde será realizado o evento. Isso porque as montagens de som podem mudar de acordo com isso. As vantagens de ter um sistema sonoro de qualidade são:
- Qualidade de experiência para os participantes;
- Melhoria da imagem do organizador de evento;
- Melhor compreensão do que está acontecendo;
- Funcionamento adequado do evento como um todo.
2. Estrutura necessária
Para que um evento seja feito com sucesso, é preciso que as estruturas e montagens sejam corretas. Assim, é preciso, primeiro, definir o objetivo do encontro para, depois, escolher qual será o tipo de estrutura necessária.
Será necessária a contratação de uma montadora de estandes ou o aluguel de um palco?
Normalmente, eventos corporativos, feiras e showrooms contam com stand, por exemplo. Assim, é preciso, também, realizar a montagem de stands de uma maneira correta e que chame atenção dos participantes.
Como em um evento tudo é estratégico, a montagem da estrutura também é.
Por isso, é essencial a contratação de empresas de stands para feiras de qualidade, se esse for o caso. Isso fará com que os participantes se sintam a vontade e falem bem do evento.
3. Iluminação correta
A iluminação é outro ponto muito importante para um bom evento. Seja ela uma iluminação para festa ou para um evento corporativo, essa é uma parte que faz com que o momento fique memorável ou não. Por isso, é necessário contratar, também, empresas específicas para esse tipo de projeto.
Assim como os outros setores de um evento, a iluminação também necessita de um planejamento. Inclusive, uma das questões mais importantes é ter um gerador de energia, para caso haja algum problema em relação à isso. Formaturas, casamentos e aniversários precisam ainda mais desse equipamento.
4. Análise do público
Antes de qualquer decisão, é necessário fazer a análise do público. Para isso, faça perguntas como:
- Para quem é o evento?
- Do que o meu público gosta?
- O que o meu público espera do evento?
- Qual é minha intenção com o público?
Respondendo essas quatro perguntas, você terá meio caminho andado e a organização será muito mais fácil.
5. Equipe de qualidade
De nada vai adiantar um som bom, uma iluminação de qualidade e uma estrutura correta se a equipe que trabalhará no evento não for eficiente. Por isso, para que o momento saia de maneira correta e todo o trabalho valha a pena, é preciso contratar profissionais esforçados e eficientes.
Não só apenas para a equipe interna de organização. Essa lógica também se aplica para as empresas que serão contratadas para a montagem, a sonorização, decoração e entre outras. Por isso, pesquisar e analisar uma por uma antes de fechar negócio é fundamental.
6. Não esquecer o orçamento do evento!
Por fim, é extremamente necessário seguir o orçamento do começo ao fim. Delimite uma faixa de preço, do mínimo ao máximo. Isso é essencial porque não se preocupar com esse assunto pode fazer com que o evento inteiro seja comprometido. Assim, colocar no papel, pesquisar e analisar tudo anteriormente é o ideal.
É possível fazer eventos incríveis sem gastar muito. Mas para isso é preciso ter em mente qual é o valor que se pode utilizar e como isso pode ser feito. Seguindo esses 6 passos, é possível fazer um evento de sucesso!