Montar um evento é um processo árduo, minucioso e requer dias de planejamento, organização e dedicação. Precisa averiguar se todas as diretrizes estão corretas e funcionando dentro do que foi traçado.
Estruturar um evento empresarial envolve muitos processos como, por exemplo, encontrar parcerias, ver que tipo de evento pode ser feita, qual será a funcionalidade dele, quantas pessoas e até verificar se o Conserto de projetor ou de outro material necessário para o evento ficará pronto a tempo.
Por essas questões, é essencial a instituição aderir ao planejamento de eventos, pois é por intermédio dele que problemas e processos serão minimizados, garantindo uma melhor performance do evento. Sempre conte com a participação de uma equipe de confiança e apoio, para desempenhar cada etapa do processo com maestria.
Quando se trata de evento, também é preciso se atentar ao tipo que irá proporcionar aos convidados. No mercado, existem várias modalidades: simpósio, palestra, congresso, workshop, entre outros. Pesquise qual é o formato que mais combina com o que for organizar.
Planejamento e estratégia são as chaves do sucesso de todo evento
Organizar e criar uma estratégia, são necessários para que o evento empresarial tenha êxito, pois o profissional responsável pela organização precisa saber lidar com um enorme volume de informações.
Porque será necessário que se comunique com outras pessoas, de diferentes áreas e contornar imprevistos. Uma dica para não se perder, é anotar em uma agenda tudo o que for relacionado ao evento e começar com antecedência os seguintes passos:
- Data;
- Metas;
- Prazos;
- Fornecedores;
- Convidados;
A estratégia precisa ser alinhada junto com o planejamento e ser bem definida. Deve-se detalhar todos os processos do evento e já delegar tarefas à equipe, optando por resolver as prioridades (etapas mais complicadas ou demoradas) e conciliando o tempo para acompanhar cada fase do que está sendo desenvolvido.
No momento em que estiver planejando um evento, o produtor precisa ter uma visão objetiva do que quer alcançar com o seu público.
Por isso, o evento precisa ser bem caprichado desde a Decoração de stands para feiras adequadas, até as recepcionistas que receberão os participantes. Assim, as expectativas da empresa e do produtor serão atendidas.
Passos para um evento empresarial
Alguns passos podem auxiliar na organização do evento, sem causar estresses posteriores. Invista em tecnologia, pois ela oferece uma gama de ferramentas que auxilia a organizar informações, na divulgação, nas apresentações, utilizando um data show de ponta, entre outros fatores.
Pesquise os recursos tecnológicos, para agregar mais valor ou crie um aplicativo do evento com muitas funcionalidades e informações, com isso, poderá conquistar o público e facilitar a organização do projeto.
A tecnologia, se bem usada, pode facilitar todos os processos de produção; pesquise e invista. Outro ponto que precisa ser levado em consideração, é ter um bom relacionamento com os fornecedores. Busque fornecedores de ponta e crie uma relação parceira e de confiança.
Além disso, tenha uma relação transparente com ele, negocie prazos e condições favoráveis a ambas as partes. Sempre dialogue para não ter ruído de comunicação.
Existem Empresas de cenografia para eventos, que prestam serviço na montagem de cenário em cerimoniais, festas, palestra, etc. Contrate uma empresa desta, para que auxilie na organização do ambiente, fazendo com que esteja de acordo e atrativo ao público.
Elas ficaram responsáveis por reproduzirem os valores da empresa, aliando tudo em harmonia e já aderindo painéis necessários para apresentação e/ ou exposição do produto, desde que o espaço para eventos esteja disponível.
Monte um cronograma, para acompanhar o passo a passo de todos os processos que estão sendo realizados simultaneamente, para que não fique perdido nos processos. Aqui, pode incluir as buscas de feedbacks dos participantes e um relatório de análise de resultados.
Lembre-se, um cronograma ideal é aquele que responde tudo o que o produtor precisa saber sobre o andamento do evento. A última dica é: solicite feedbacks dos participantes.
Essa ferramenta é muito importante, pois com ela a empresa e o produtor saberão o que o público achou do evento e, também, das críticas e pontos a melhorarem e, é claro, os pontos positivos.
Com esse retorno, o próximo já será mais organizado, visando melhorias nos pontos que foram destacados e mantendo, ou aprimorando, os que deram certo. Os feedbacks podem ser obtidos por formulários ou com a ajuda da tecnologia (a primeira dica desse artigo), pois por meio de um aplicativo do evento, os participantes poderão dar suas avaliações e impressões.
Tenha em mente que para o público será uma experiência diferente, pois ele não sabe do processo de produção de um evento. Atente-se para não fazer um questionário muito longo, isso pode cansar os participantes. As perguntas devem ser diretas e clara para serem respondidas rápidas.
Essas ferramentas descritas são somente alguns passos, que podem direcionar um bom funcionamento de um evento empresarial e garantir o sucesso dele.